Har du udgifter i forbindelse med repræsentation eller andet, som AAU skal betale, kan du få dine udlæg refunderet via RUS.
I stedet for at oprette en rejseafregning i systemet, opretter du en udlægsrapport, hvor du gør rede for dine udgifter. Når refusionen af dine udlæg er godkendt, vil pengene blive overført til din NEM-konto.
I forbindelse med udlæg og repræsentation er der nogle relevante regler og satser, som du skal være opmærksom på. Via nedenstående link finder du vejledninger, regler, nyttige informationer om området, så du får afregnet dine udlæg korrekt.
Procedurer for rejseafregning i forbindelse med deltagelse i udvalg, råd og nævn
I forbindelse med deltagelse i et udvalg, råd eller nævn, skal der i de fleste tilfælde laves en rejseafregning og/eller et udlæg.
Ved deltagelse i interne udvalg (f.eks. AMIU, AR) på AAU er det instituttet, der afholder udgiften:
UK: 10
Omkostningssted: 64109
Analysenummer: 61667
Ved deltagelse i et eksternt udvalg, råd eller nævn afholdes udgiften til rejse og overnatning ofte hos den eksterne part. I de tilfælde hvor udvalget, rådet eller nævnet vil betale for rejsen og en eventuel overnatning, skal bestlingen fortages af det udvalg, råd eller nævn, hvor deltagelsen finder sted.
Det er ikke hensigtsmæssigt, at medarbejderen, der deltager i et råd udvalg eller nævn, lægger ud for rejsen, og instituttet efterfølgende sender en regning. Årsagen til dette er, at der skal betales fællesservice-, fælles udviklings- og fakultetsbidrag af indtægter fra disse regninger – samlet ca. 46%.
I tilfælde, hvor det eksterne udvalg, råd eller nævn ikke dækker rejseomkostningerne afholder instituttet udgiften:
UK: 10
Omkostningssted: 64109
Analysenummer: 61667
På denne baggrund opfordres den enkelte medarbejder til at undersøge, om det eksterne udvalg, råd eller nævn dækker rejseomkostningerne inden rejsen bestilles/påbegyndes - på forhånd tak.